• facebook
  • google
  • twitter

Tietosuojaseloste

  • Posted on: 27.5.2018
  • By:

Henkilötietolaki 523/1999 10§ ja 14§

Rekisterin pitäjä

Hammaslääkärikeskus Furka Oy

Kirkkokatu 27 a, 90100 Oulu

08 375190

LY 0398201-1

Yhteyshenkilö

Antti Sohlo

antti.sohlo@furka.fi

08 375190

Rekisterin nimi

Hammaslääkärikeskus Furka Oy:n asiakastietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena perusteena on asiakkaan suostumus, asiakkaan ja Hammaslääkärikeskus Furka Oy:n välisen asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja seuranta.

Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • asiakassuhteen aikainen viestintä, markkinointi, asiakassuhteen hoitaminen ja palvelutietojen välittäminen sekä palvelujen tarjoaminen
  • mielipidekyselyiden ja markkinatutkimusten toteuttaminen
  • puhelutietojen tallentaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi sekä asiakaspalveluhenkilöstön koulutukseen ja asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi
  • asiakassuhteiden analysointi, raportointi ja tilastointi Hammaslääkärikeskus Furka Oy:n toiminnan kehittämiseen liittyviin tarkoituksiin
  • muut vastaavat lainmukaiset käyttötarkoitukset.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, asiakasnumero
  • ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti ja äidinkieli ja mahdollinen huoltaja/edunvalvoja
  • asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten tunnistautumis-, laskutus- ja maksutiedot
  • nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut ja tiedot asiakkaaksi tulon kanavasta sekä tavasta
  • asiakkaan itse tuottamat tiedot, kuten toiveet ja palaute
  • mahdolliset luvat ja suostumukset
  • asiakasta hoitaneiden henkilöiden nimet
  • tekniset asiakkaaseen yhdistettävissä olevat tiedot, kuten verkkosivuilla vierailuun liittyvät käyttäjän IP-osoitteet, aikaleimat, vieraillut sivut yms.
  • mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot ovat peräisin:

  • ensisijaisesti asiakkaalta itseltään puhelimitse, suullisesti, kirjallisesti ja sähköpostitse tai sähköisellä yhteydenottolomakkeella.
  • asiakkaan palvelujen käytöstä ja asioinnista syntyvät tiedot
  • Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää väestörekisteristä ja muista vastaavista rekistereistä tai palveluntarjoajilta, jotka tarjoavat tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys- ja luottotieto- tai luottopalvelua

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Hammaslääkärikeskus Furka Oy ei säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Hammaslääkärikeskus Furka Oy ei säännönmukaisesti siirre tai luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

-manuaalinen

Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla.

-sähköinen

Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään ja käyttöoikeudet määritellään työtehtävän kannalta riittäviksi, mutta mahdollisimman suppeiksi. Tietojärjestelmät ja niiden varmuuskopiot ovat asianmukaisilla teknisillä keinoilla suojattuja ja sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee tehdä kirjallisina ja allekirjoitettuina kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Jos rekisteröidyissä tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää kohdassa 2. mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Jos rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, on rekisteröidyllä oikeus saada tällaiset tiedot itselleen ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa.

Kielto- ja oikaisuasioissa rekisteröity voi ottaa yhteyttä postitse kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn tulee kieltovaatimuksen yhteydessä yksilöidä tilanne, johon perustuen hän vastustaa tietojensa käsittelyä. Hammaslääkärikeskus Furka Oy voi kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ylläpitämisen ajan. Asiakkuuden päätyttyä poistamme henkilötiedot niiltä osin, joihin ei sovelleta sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen hallintaa ja käsittelyyn sovellettavia lakeja ja asetuksia. Sovittaessa säilytämme tietoa pidempään.

Sähköpostitse tai yhteydenottolomakkeiden kautta kerätyt yhteystiedot säilytetään 6kk ajan.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Asiakastietorekisterin sisältämiin henkilötietoihin liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä postitse osoitteeseen Kirkkokatu 27 A 90100 Oulu tai puhelimitse 08 375190.